Die eMail ist inzwischen wichtiger als die herkömmlichen Kommunikationsmittel wie Telefon und Fax. Und Programme wie Microsoft Outlook usw. bieten dem Nutzer ein Vielzahl von Möglichkeiten, die es bei der klassischen “gelben” Post so gar nicht gab. Entsprechende Seminarangebote finden Sie hier.

Beim Autofahren gilt, dass noch lange nicht gut fährt, wer einen Führerschein besitzt. Bei der geschäftlichen eMail-Korrespondenz verhält sich das ähnlich: Wer ein eMail-Programm bedienen kann, ist noch lange kein Garant für eine gute geschäftliche Korrespondenz.

Grund genug, einmal auf einige Regeln hinzuweisen, deren Beachtung auch in Zeiten elektronischer Kommunikation wichtig sind.

Reaktionsverhalten – alsbald

Im Internet gilt die ungeschriebene Regel, dass eine eMail innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden sollte. Reicht es für eine ausführliche Antwort nicht, kann der Empfänger eine Kurzantwort schicken, dass er das Schreiben erhalten hat und in Kürze umfassend darauf antworten wird. Einfach nicht reagieren oder erst nach Tagen und Wochen ist unter seriösen Geschäftspartnern unwürdig!

Autoresponder – automatische Abwesenheitsmail

Wer länger abwesend ist, sollte dafür seinen “Autoresponder” (“Abwesenheitsassistent”) nutzen. Bei diesem wäre besonders auf eine positive Wortwahl zu achten, wie bereits hier ausgeführt.

Weiterleiten – Vorsicht!

Der Empfänger Ihrer eMail könnte diskret sein – muss er aber nicht! Das Weiterleiten von eMails ist sehr einfach. Das sollte bedenken, wer sensible Inhalte schreibt. Da ist mancher besser beraten, wenn er zum Telefonhörer greift.

Schreiben Sie immer eine Betreffzeile!

Eine eMail sollte immer einen kurzen Text in der Betreffzeile enthalten, der den Inhalt der eMail kurz und prägnant vorwegnimmt. Jeder Empfänger wird angesichts der überbordenden eMail-Eingänge eine eindeutigen Betreffzeile zu schätzen wissen, da er mit einem Blick auf den Betreff weiß, um was es geht.

Optik und Rechtschreibung

Nutzen Sie Groß- und Kleinschreibung. REINE GROSSSCHREIBUNG WIRKT SO, ALS OB SIE SCHREIEN WÜRDEN, konsequente kleinschreibung zeugt von bequemlichkeit. Beide sind schwer zu lesen.

Auch auf eine korrekte Rechtschreibung sollte ebenfalls geachtet werden, gerade, weil das Medium eMail so schnell ist. Sie sollten daher den Text unbedingt noch einmal in Ruhe vor dem Absenden auf die gröbsten Fehler hin überprüfen.  Nutzen Sie ggf. auch Rechtschreibprogramme zur Kontrolle.

Faustregel für die persönliche Kommunikation

Formulieren Sie so, als ob Sie der Person, der Sie schreiben, gegenüber säßen.
Damit ist auch die Frage nach dem “Du” oder “Sie” geklärt.

Signatur

Zwar setzen alle eMail-Programme Ihre Absenderadresse automatisch in den Nachrichtenkopf, jedoch sollten Sie am Fußende Ihrer eMails eine sogenannte “Signatur” einfügen, in der zumindest Name, Wohnort, eMail- und ggf. Ihre Internetadresse stehen. Viele eMail-Programme ermöglichen eine automatische ”Signatur”, die am Ende jeder eMail eingefügt wird.

Wenn Sie allein schon diese Grundregeln beachten, sollten Sie ein geschätzter Kommunikationspartner auch im Internet sein.

Ausführlich trainieren wir Ihre Mitarbeiter in geschäftlicher (auf Wunsch auch englischsprachiger) Kommunikation mit Kunden in diesem Seminar.

Doch die Sache mit dem “Wir-Gefühl” ist so einfach nicht. Immer wieder ist es im Laufe der Menschheitsgeschichte brutal ausgenutzt worden. Auch von den angestellten und idR gut alimentierten „Leadern“ („Führer“ ist weiterhin besetzt bei “uns” in Deutschland) wird das unternehmerische “Wir-Gefühl” gerne als Argument (über-) strapaziert.

Die eigennützigen (Ver-) Führer

Die Mitarbeiter von Unternehmen haben das spätestens seit den Zeiten hoch dotierter Geschäftsführer und deren Geschäftspolitik des “Shareholder Value” durchschaut (Günter Ogger hat deren Schein und Sein in seinem Buch “Nieten in Nadelstreifen” hinreichend beschrieben).

Fehlentscheidungen der politischen Führer gehen immer zu Lasten des Volkes, respektive jene des Managements zu Lasten der Mitarbeiterschaft. Immer mehr Menschen in Staat und Unternehmen fehlt daher der Glaube an markige “Wir-Parolen”, besonders, wenn “wir Opfer bringen müssen”. Bereits Heinrich Heine beschrieb dieses Phänomen passend mit dem Satz: “Sie predigten Wasser und tranken Wein”.

Und in der Tat verhält es sich bei diesem “Wir-Argument” oftmals ähnlich, wie wenn die Betreiber einer Galere den Ruderern weismachen wollten, sie befänden sich auf einem Kreuzfahrtschiff.

Was Unternehmen zusammenhält

Wir (!) von Heidtmann & Kollegen haben daher tendenziell eine andere Haltung zur “Wir-Frage”. Uns reicht es, wenn ein Mitarbeiter sagt, dass er zB „bei“ Daimler arbeitet – er muss keinesfalls „für“ Daimler arbeiten. Auch an den sogenannten “Familiengedanken” in mittelständischen, inhabergeführten Unternehmen glaubt wirklich heute kaum noch jemand in der Belegschaft, wie wir immer wieder feststellen müssen.

In der Tat erweisen sich Unternehmen zunehmend als “Söldnergemeinschaften”, die einzig ”Sold” zusammenhält. Die Zeiten gemeinsamer “Werte” scheinen sowohl  in Staat als auch Unternehmen vorbei. Dem gilt es Rechnung zu tragen, will man für ein geregeltes Einkommen dennoch miteinander auskommen.

Denn die Realität in Unternehmen ist dem “Wir” faktisch oft diametral entgegengesetzt: Da werden Kollegen und Teams vielmehr gegeneinander ins Rennen geschickt. Und wie soll das “Wir” in Unternehmen funktionieren, wenn der Nachwuchs in den Schulen nur “Ich” gelernt hat?

Klar formulierte Interessen

In der Tat gibt es die (biologische) Erkenntnis, dass es nur eine Agentur gibt, für die der Mensch freiwillig und uneingeschränkt Tag und Nacht ein Leben lang arbeitet – und die heißt tatsächlich „Ich“.

Das Motto in unseren Mitarbeiterseminaren lautet daher „Ich tute für mich das Beste, wenn ich mein Bestes gebe!“ Also nicht “für das Unternehmen” - sondern: “Was können Du (Unternehmer, Kollege, Führungskraft) und ich zu unserem jeweiligen individuellen Nutzen gemeinsam unternehmen?” Eine solche dem Illusionsschleier idealisierender Argumente enthobene Betrachtungsweise ist nicht nur ehrlicher, sondern entspricht auch einer modernen demokratischen Praxis, in der unterschiedliche Interessen immer wieder aufs Neue auf einen Nenner gebracht werden wollen.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer als freie Vertragspartner.

Wer als Führungskraft im Unternehmen klare und transparente Erwartungsstrukturen formulieren kann und diese verlässlich gestaltet und einhält, wird auch weiterhin erfolgreich sein – und das, ohne an jegliche Form eines idealisierenden “Wir” appellieren zu müssen. Wozu sonst bräuchte es denn auch eines Arbeitsvertrages bzw. einer Stellen- bzw. Aufgabenbeschreibung?

Diese Form “reifer” Unternehmenführung auf Basis klar formulierter Interessen und  Erwartungsstrukturen stellen wir Ihnen gerne auch für Ihr Unternehmen vor. Das Resultat können ein besseres Betriebsergebnis und entspannteres Miteinander sein.

Die Aufgabe der Führungskraft ist es, ein Team für eine definierte Team-Aufgabe mit den richtigen Mitarbeitern zusammenzustellen.

Unser Schweizer Kollege Paul Rentsch ist überzeugt, dass nur ein Team, das in ausgewogenem Maße über vier Grundenergien verfügt, ein Hochleistungsteam werden kann. Er hat diese vier Grundenergien geortet, die im Team einzubauen und auszutarieren sind und mit unterschiedlichen Farben gekennzeichnet:

1. Rot: Wille + Energie = Führung

2. Grün: Konkretisierung + Umsetzung

3. Blau: Ausführung + Unterstützung

4. Gelb: Austausch + Vernetzung

Teambildung & Leadership

Das Team-Profil wird durch die Aufgabe bestimmt. Dabei kommt es auf die richtige Mischung der vier Grundenergien an. Diese Grundenergien im Menschen zu erkennen und seine Aufgabe entsprechend anzupassen, dass er sie erfüllen kann und erfüllen will, Potenziale erkennen und fördern, das Team so zusammensetzen, dass es seine Aufgabe umfassend erfüllen kann und erfüllen wird, das unterscheidet “Leadership” von bloßer Führungskompetenz.

Sirius Profiling®

Paul Rentsch hat mit seinem Sirius Profiling® nun ein System aufgebaut, das die vier Grundrichtungen umfassend und konsequent anwendet auf:

• Stellen- oder Aufgabenprofil
• Anforderungsprofil
• Persönlichkeits- oder Teamprofil

Seminarangebote

Seine Seminare behandeln die Grundenergien und wie man sie als Führungskraft im Team einbaut.

Im Seminar “Sirius Elements 1″ geht es zum einen darum, die vier Grundenergien und den Umgang mit ihnen kennenzulernen. Zum anderen müssen wir wissen, welche dieser Grundenergien uns selber am meisten prägt und welche uns sonst noch zur Verfügung stehen.

Nach diesem Seminar verstehen wir manche unserer Kollegen und Kolleginnen besser als vorher, aber auch uns selber und unsere Verhaltensweisen. Mehr Verständnis bedeutet weniger Reibung und als Lohn mehr Effizienz.

Dieses Seminar ist auch für alle Personen mit direktem Kundenkontakt hilfreich, denn es lehrt seinen Gegenüber richtig zu erkennen und auf ihn bzw. sie einzugehen.

Im Seminar “Sirius Profiling 2″ geht es um die Anwendung in Personal- und Team-Entwicklung, -Planung und -Rekrutierung.

Nur ein abgestimmtes Team leistet mehr als die Summe der Einzelleistungen.

Ausführliche Informationen finden Sie hier. Gerne erstellen wir für Sie ein individuelles Seminar-Konzept für Ihren konkreten Bedarf.

Seit vielen Jahren betreuen wir einzelne Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit.
Dabei kann es sich um die tageweise Begleitung bei Themen wie diesen handeln:

• ID-Telefonverkauf
• Selbst- und Officemanagement
• Präsentationstechnik
• Sprechangst/Lampenfieber
• AD-Verkauf (“AD-Feldtraining”)

Auch die langfristige Betreuung beim Hineinwachsen in eine neue Aufgabe gehört zu unserem Angebot, zum Beispiel für

• Abteilungs- oder Niederlassungleiter (“Transition”)
• Führungskräfte auf Geschäftsleitungsebene (“Executive”)

Oftmals finden diese eher langfristigen Begleitprozesse in Form von Halbtagesterminen in einem zeitlichen Abstand von ca. vier Wochen statt. Durch dieses Vorgehen können die im Laufe der ersten Zeit als neue Führungskraft entstehenden Fragen und Anforderungen aus der Führungspraxis zeitnah bearbeitet werden.

Coaching für neue Führungsaufgabe

Die Themen werden von Termin zu Termin bzw. im Vorfeld abgestimmt. Parallel dazu wird ein Grundkompendium von Themen zum betrieblichen Führungsalltag vorbereitet. Dazu kann es auch notwendig sein, dass Aufgaben von einem zum nächsten Termin gestellt werden.

Der Trainer (“Coach”) steht der Führungskraft bei wichtigen oder dringenden Anforderungen im Bedarfsfall selbstverständlich auch zwischen den Terminen – kurzfristig per eMail oder Telefon – zur Verfügung.

Enthalten im Begleitprozess sind alle schriftlichen Materialien, Aufgaben und „Handouts“ zu spezifischen Führungsthemen. Weiter können kostenlos Nachschlagewerke als Hintergrund zum Gesamtthema als Download zur Verfügung gestellt werden.

Ausbildung von Nachwuchsführungskräften

Wer seinen Nachwuchsführungskräften eine solche Unterstützung als Alternative zum üblichen “ins kalte Wasser werfen” (gerne auch vornehm als “Learning by doing” bezeichnet) anbietet, kann davon ausgehen, dafür im Gegenzuge einen wesentlich schnelleren, reibungs- und geräuschloseren Übergang als Ergebnis zu erzielen. Die dadurch reduzierte Einarbeitungszeit (“Implacement”) macht die Investition schnell lohnend.

Gerne stellen wir Ihnen unsere Vorgehensweisen oder entsprechenden Referenzen vor.

Ob es sich dabei um einen Messeauftritt in China handelt, um zweimonatige Projektarbeit in Saudi-Arabien oder um die Leitung der neuen Niederlassung in Miami, regelmäßig stellen sich spezifische Herausforderungen des Auslandseinsatzes, von deren Bewältigung der Erfolg der Mission genauso abhängt wie von der fachlichen Vorbereitung.

Zum einen sind für den Arbeitgeber und die betreffenden Mitarbeiter die arbeitsrechtlichen Bedingungen der Tätigkeit im Ausland von großer Bedeutung, einschließlich steuer- und versicherungsrechtlicher Gesichtspunkte. Sind beispielsweise die Arbeitszeitvorschriften des Gastlandes zu beachten? Was sollte sinnvollerweise in der Entsendevereinbarung geregelt werden? Wo ist das Gehalt zu versteuern?

Interkulturelle Kommunikation

Zum anderen muss die Kommunikation zwischen den Kulturen gelingen. Die Folgen eines erfolglosen Auslandseinsatzes sind sowohl für das Unternehmen als auch für den Entsandten selbst erheblich. Es gilt deshalb, die sozialen Maßstäbe des Gastlandes aktiv zu verstehen und sich darin Handlungsfähigkeit zu erarbeiten. Auch in dieser Hinsicht ist eine konsequente Vorbereitung der Mitarbeiter von immenser Bedeutung. Nur wer die Kulturstandards des Gastlandes und der Geschäftspartner oder Kollegen vor Ort kennt und nicht in unsichtbare Fettnäpfe tritt, kann sicher verhandeln und erfolgreich zusammenarbeiten.

Die beiden Themenbereiche “Arbeitsrecht” und “kulturelle Vorbereitung” werden am Donnerstag, dem 14. Juni 2012,  in Berlin, Tauentzienstr. 11 (Europa-Center), 15. OG um 18:00 Uhr von den Referenten Rechtsanwalt Dr. Thomas Baumgarten (th.baumgarten@advocati.de) und Frau Margret Paulmichl, Trainerin und Coach für Interkulturelle Kompetenz (contact@crossculturalfitness.com) vorgestellt.

Jüngst erhielt ich die folgende automatische Antwort – ein keineswegs ungewöhnliches Beispiel – so sind etwa 80% aller automatischen Antworten formuliert:

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin nicht im Haus und werde Ihre Email erst am 31.03.2012 lesen.
Sie werden keine weitere Benachrichtigung während meiner Abwesenheit erhalten.

Im dringenden Fall wenden Sie sich bitte an Herrn Max Mustermann (Tel 0991-93488-27,
Fax 93488-40, E-Mail max@mustermann.de.
Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.

Mit freundlichen Grüßen

Willy Wichtig

(Rote Schrift: Hervorhebungen H & K)

Abwesenheitsmails besser formulieren

So eine Formulierung ist nicht gerade glücklich. Der Kunde könnte leicht den Eindruck bekommen, dass er “stört”. Dabei ginge das mit nur wenigen Handgriffen deutlich besser.

Gerne zeigen wir Ihren Mitarbeitern, wie man generell in Texten des geschäftlichen Alltags besser formulieren lernt. Schauen Sie bei Bedarf auch hier.